Επτά φράσεις που αλλάζουν τη δυναμική στις επαγγελματικές συναντήσεις ακόμα και αν συνηθίζετε να αυτολογοκρίνεστε
Για πολλούς αρκεί η λέξη «σύσκεψη» για να νιώσουν άβολα, αμήχανα και ο ιδρώτας να ξεκινά να κυλάει στο μέτωπό τους. Η έλλειψη αυτοπεποίθησης ή η εσωστρέφεια των ανθρώπων όχι μόνο επηρεάζει τις συνεργασίες, αλλά πολύ συχνά είναι αντιπαραγωγική και μπορεί να καθορίσει ακόμα και την καριέρα τους. Από την άλλη, δεν αρκούν μόνο οι καλές ιδέες, αλλά ο τρόπος με τον οποίο κάποιος τις παρουσιάζει. Σύμφωνα με ειδικούς στην επικοινωνία, η γλώσσα που χρησιμοποιείται στις επαγγελματικές συναντήσεις μπορεί να κάνει τη διαφορά.
H αυτοπεποίθηση στις επαγγελματικές συζητήσεις έχει να κάνει με το πώς κάποιος διατυπώνει τις ιδέες του με σαφήνεια και στρατηγική.
Όπως αναφέρει το Forbes η αυτοπεποίθηση δεν είναι έμφυτη, αλλά μια δεξιότητα που μπορεί να καλλιεργηθεί με στρατηγική επιλογή λέξεων. Για αυτό το λόγο, παραθέτει επτά χρήσιμες φράσεις που μπορούν να αξιοποιηθούν από όλες για καλύτερα αποτελέσματα.
1. Θα χρειαστεί να το εξετάσω περαιτέρω, αλλά αυτά είναι όσα γνωρίζω
Αυτή η φράση δείχνει ειλικρίνεια χωρίς να χάνεται η αξιοπιστία. Πολλοί εκφράζουν ανασφάλεια και υπονομεύουν τον εαυτό τους λέγοντας «Δεν είμαι σίγουρος, αλλά…» ή «Αυτό μπορεί να είναι λάθος, αλλά…». Αντιθέτως, με αυτόν τον τρόπο αναγνωρίζονται τα όρια της πληροφορίας, χωρίς να μειώνεται η επαγγελματική εμπειρία. Μπορεί να χρησιμοποιηθεί όταν τίθεται ερώτημα που αφορά στο γενικότερο πεδίο γνώσεων κάποιου.
2. Είναι μια ενδιαφέρουσα άποψη. Το βλέπω λίγο διαφορετικά σύμφωνα την εμπειρία μου
Οι διαφωνίες σε μια συνάντηση, ιδίως όταν εμπλέκονται σε αυτές ανώτερα στελέχη, μπορεί να αποδειχθούν -τουλάχιστον- αντιπαραγωγικές. Με την παραπάνω φράση, ωστόσο, αναγνωρίζεται η θέση του άλλου πριν εκφραστεί η αντίθετη γνώμη. Έτσι, αποφεύγεται η ένταση και επιβεβαιώνεται η εμπειρία. Οι ειδικοί προτείνουν να αποφεύγονται αόριστες τοποθετήσεις όπως «Από την εμπειρία μου, αυτό δεν λειτουργεί», αλλά να προτιμάται κάτι όπως «Αυτή είναι μια ενδιαφέρουσα οπτική. Το βλέπω λίγο διαφορετικά με βάση την εμπειρία μου» και να ακολουθήσει ένα σαφές παράδειγμα που να αιτιολογεί την άποψη.
3. Έχω σκεφτεί τρεις εναλλακτικές για αυτό και προτείνω τη δεύτερη επειδή…
Αυτή η φράση τοποθετεί το μέλος της ομάδας στη θέση κάποιου που αντί να εντοπίζει μόνο προβλήματα, έχει στρατηγική σκέψη και προσφέρει λύσεις. Με αυτόν τον τρόπο δεν φαίνεται αντιδραστικό, αλλά παρουσιάζει διαφορετικές επιλογές με αιτιολόγηση και αποδεικνύεται αποφασιστικός, με αναλυτική σκέψη και ικανότητες ηγέτη. Σημαντικό είναι να ακουστούν οι λόγοι που δεν προτείνεται ή που προτείνεται μια επιλογή, καθώς φαίνεται ότι έχει δαπανηθεί χρόνος για να αξιολογηθούν όλες οι εναλλακτικές.
4. Σύμφωνα με αυτό που είπε η/ο…
Αυτή η φράση βοηθά σε μια ομαλή εισαγωγή στη συζήτηση, δείχνοντας ότι έχει προηγηθεί ενεργητική ακρόαση και διάθεση συνεργασίας. Με τη σύνδεση στην παρέμβαση του άλλου, οι ιδέες βρίσκουν χώρο στην ευρύτερη συζήτηση. Η φράση λειτουργεί καλά για νέους στην ομάδα που επιθυμούν να φανούν αξιόπιστοι.
5. Τι θα μπορούσαμε να κάνουμε διαφορετικά για να έχουμε καλύτερο αποτέλεσμα;
Οι ερωτήσεις μπορούν να είναι εξίσου ισχυρές με τις δηλώσεις για να επιδειχθεί αυτοπεποίθηση. Αυτή η συγκεκριμένη ερώτηση αναγνωρίζει ότι η προσέγγιση που εφαρμόζεται μπορεί να χρειάζεται προσαρμογή, κατευθύνει την ομάδα σε εφαρμόσιμες λύσεις και ενθαρρύνει τη συνεργατική επίλυση προβλημάτων. Η διατύπωση υποθέτει ότι η βελτίωση είναι εφικτή και τοποθετεί τους συνεργάτες στο αποτέλεσμα και όχι στην επίρριψη ευθυνών.
6. Ας βεβαιωθώ ότι καταλαβαίνω σωστά…
Αυτή η φράση αποδεικνύεται ισχυρό εργαλείο όταν οι συζητήσεις προχωρούν γρήγορα και χρειάζεται χρόνος, χωρίς εκείνος που την θέτει να φαίνεται μπερδεμένος. Όταν κάποιος διαφωνεί, αλλά θέλει να βεβαιωθεί για αυτό που άκουσε και θέλει να επισημάνει ένα ζήτημα που δεν τον βρίσκει σύμφωνο, η φράση δείχνει ότι πριν εκφραστεί η αντίθετη άποψη είναι χρήσιμες οι διευκρινίσεις. Ταυτόχρονα, αναδεικνύεται η κριτική σκέψη κι η προσοχή στη λεπτομέρεια.
7. Έχω μερικά σημεία να θίξω
Με αυτή τη φράση τα υπόλοιπα μέλη παίρνουν το μήνυμα ότι θα χρειαστεί περισσότερος χρόνος για να αναπτυχθεί ένα επιχείρημα. Έτσι, δε θα υπάρξει κίνδυνος διακοπής κατά την παρέμβαση, η οποία αυτομάτως παίρνει τη μορφή μιας ουσιαστικής τοποθέτησης και όχι απλής επισήμανσης. Η φράση αυτή καθορίζει τις προσδοκίες, καθιστώντας τους ανθρώπους πιο πιθανό να ακούσουν ολόκληρη την πρόταση, αντί να διακόπτουν.
Συνολικότερα, η αυτοπεποίθηση στις επαγγελματικές συζητήσεις έχει να κάνει με το πώς κάποιος διατυπώνει τις ιδέες του με σαφήνεια και στρατηγική. Ακόμη και αν αυτός που παίρνει το λόγο δεν είναι ηγετικός τύπος ή πρόκειται για νέο πρόσωπο στην ομάδα, μια προσεκτικά επιλεγμένη λέξη ή φράση μπορεί να ευνοήσει σημαντικά την εικόνα του και κατ’ επέκταση την επιρροή του στη λήψη αποφάσεων.
Όλες οι ιδέες είναι χρήσιμες: Μην αυτολογοκρίνεστε
Σε κάθε σύσκεψη υπάρχουν πολλές ιδέες και απόψεις που δεν εκφράζονται ποτέ. Όχι επειδή δεν έχουν αξία, αλλά γιατί όσοι τις σκέφτονται επιλέγουν τη σιωπή -συνήθως οι εσωστρεφείς. Όπως αναφέρει το Harvard Business Review δεν είναι λίγοι οι εργαζόμενοι που στο χώρο εργασίας τους επιλέγουν να αυτολογοκριθούν. Φοβούνται να μιλήσουν γιατί νομίζουν ότι θα εκτεθούν, ότι θα δεχθούν κριτική ή θα θεωρηθεί ότι δεν έχουν το δικαίωμα να τοποθετηθούν ιδίως αν είναι νεότεροι ή βρίσκονται σε χαμηλότερη θέση ιεραρχικά. Για παράδειγμα, αρκετοί μπορεί να νομίζουν ότι η ιδέα τους επειδή δεν είναι ολοκληρωμένη δεν έχει σημασία να ειπωθεί. Ωστόσο, είναι πιθανό από αυτή να ξετυλιχτεί ένα ολόκληρο κουβάρι και να οδηγήσει σε κάτι ουσιαστικό και χρήσιμο. Ακόμα και κάποιες που σε πρώτη ανάγνωση μοιάζει δύσκολο να εφαρμοστούν, δεν αποκλείεται να δώσουν τροφή για σκέψη και να βρεθούν εναλλακτικοί τρόποι εφαρμογής της ή να βελτιώσουν τον τρόπο λειτουργίας της ομάδας.
Το ζητούμενο δεν είναι να αποδειχθεί κάποιος πιο «έξυπνος», αλλά να συμβάλει στη συλλογική προσπάθεια, η οποία οδηγεί σε καλύτερες αποφάσεις. Όπως αναφέρει το δημοσίευμα, αρκεί να σκεφτεί κανείς ότι κάθε σύσκεψη λειτουργεί σαν παζλ και κάθε μέλος της ομάδας κρατάει ένα κομμάτι του, σύμφωνα με την εξειδίκευση και την εμπειρία του. Για να συμπληρωθεί το παζλ πρέπει όλοι να δώσουν το κομμάτι που κρατούν. Έχοντας αυτό κατά νου, οι ιδέες-κομμάτια παζλ όσο και μικρές αν είναι μοιράζονται και έτσι συμπληρώνεται η εικόνα. Με λίγη προετοιμασία, επίγνωση του στόχου και συμμετοχή, μια σύσκεψη γίνεται εποικοδομητική και μπορεί να φέρει την ομάδα πιο κοντά στο αποτέλεσμα.
